Sie haben noch keine beA-Karte bestellt? Dann wird’s jetzt aber allerhöchste Zeit! Denn ab dem 1.1.2018 greift die „passive Nutzungspflicht“ gem. § 31a VI BRAO n.F., ab dann müssen Sie also Nachrichten in Ihrem beA zur Kenntnis nehmen. Und die Erstregistrierung am beA ist nur mit einer beA-Karte (Basis oder Signatur) möglich.

Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte konnten bei einer Bestellung ihrer beA-Karte Basis bis 30.9. sicher sein, dass eine Auslieferung bis zum 31.12.2017 erfolgt, um spätestens ab 1.1.2018 das beA nutzen zu können (vgl. dazu beA-Newsletter 39/2017). Wer jetzt bei der BNotK bestellt, bekommt seine Karte so zügig wie möglich, aufgrund der hohen Zahl an Bestellungen kann eine feste Zusage hinsichtlich des Lieferzeitpunkts allerdings derzeit nicht gegeben werden.

Für Syndikusrechtsanwältinnen und -rechtsanwälte ist eine Lieferung der beA-Karte Basis (ohne dass die Zertifizierungsstelle der BNotK allerdings eine Garantie für jeden Einzelfall geben kann) rechtzeitig zum 1.1.2018 möglich, vorausgesetzt, dass die Bestellung bis zum 15. Dezember 2017 erfolgt. Denn Syndici können erst seit Ende November ihre SAFE-ID, die für die Bestellung benötigt wird, über das Bundesweite Amtliche Anwaltsverzeichnis abrufen. Daher wurden zusätzliche Kapazitäten geschaffen.

Achtung: Syndici, deren Eintrag im Anwaltsverzeichnis fehlerhaft oder nicht vorhanden ist, wenden sich bitte an ihre zuständige Rechtsanwaltskammer! (Nur diese, nicht die BRAK, kann Verzeichniseinträge bearbeiten bzw. erstellen.)

Gut zu wissen: Wegen der hohen Nachfrage kommt es derzeit zu Engpässen bei der Bestellung von Kartenlesegeräten über die Bestellseite der BNotK. Kartenleser können auch über den Einzelhandel bezogen werden. Die BNotK bietet als kompatible Geräte „Reiner cyberJack RFID comfort“ und „Reiner cyberJack secoder“ an; aber auch andere Geräte sind einsetzbar. Welche Kartenlesegeräte das beA-System unterstützt, finden Sie auf der beA-Website aufgelistet.

Erinnern Sie sich? Wir haben bereits mehrfach über die Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung – ERVV) berichtet (etwa im beA-Newsletter 45/2017). Warum wir das so häufig erwähnen? Weil die ERVV wichtige Regelungen dafür enthält, wie Sie Dokumente elektronisch bei Gericht einreichen. Darauf müssen Sie eingestellt sein!

Am 24.11.2017 wurde die Verordnung nun mit den vom Bundesrat vorgesehenen Änderungen im Bundeskabinett beschlossen und im Bundesgesetzblatt am 29.11. verkündet (BGBl. 2017 I 3803). Damit steht dem Inkrafttreten am 1.1.2018 nichts mehr im Wege. Die kritische Begleitung des Gesetzgebungsverfahrens durch die BRAK (s. etwa Stn. 25/2017) hat hier durchaus gefruchtet. Zwei für die Anwaltschaft hilfreiche Änderungen gegenüber dem ursprünglichen Gesetzentwurf wurden nach der Beratung im Bundesrat durch das Kabinett noch vorgenommen:

§ 2 I 1 ERVV sieht zwar vor, dass elektronische Dokumente, soweit technisch möglich, in durchsuchbarer Form zu übermitteln sind (dazu beA-Newsletter 45/2017). Das bedeutet u.a., dass Texterkennungssoftware eingesetzt werden muss, um eingescannte Dokumente durchsuchbar zu machen. Ursprünglich sollte diese Anforderung  schon ab dem 1.7.2018 gelten. Dies hätte für die Anwaltschaft allerdings eine zu kurze Frist für die Umstellung bedeutet. Nun gibt es eine Übergangsregelung, die neue Regelung greift daher erst ab dem 1.7.2019.

Nach § 5 I ERVV macht die Bundesregierung besondere technische Anforderungen an die Übermittlung und Bearbeitung elektronischer Dokumente im Bundesanzeiger und auf der Internetseite www.justiz.de bekannt, beispielsweise die zugelassene Version des Dateiformats PDF. Die Anforderungen werden nach § 5 II 1 ERVV mit einer Mindestgültigkeitsdauer festgelegt. Anwälte können sich also darauf verlassen, dass sich in dieser Zeit garantiert keine Änderungen ergeben (BR-Drs. 645/1/17, 2).

Nun können die technischen Anforderungen auch mit einem Ablaufdatum nach der Mindestgültigkeitsdauer versehen werden, ab dem sie voraussichtlich durch neue bekanntgegebene Anforderungen abgelöst sein müssen. Damit wird Klarheit geschaffen, ab wann alle betroffenen Anwender Änderungen umgesetzt haben müssen. Die Bundesregierung kann damit – ohne bestehende technische Anforderungen schon außer Kraft zu setzen – neue Festlegungen ankündigen. Mit der Kann-Vorschrift wird der Bundesregierung ein Ermessen eingeräumt, ob und wann sie Ablaufdaten bekannt gibt. Soweit erforderliche Änderungen absehbar werden, kann die Bundesregierung davon Gebrauch machen und so rechtzeitig allen Betroffenen Änderungen ankündigen (BR-Drs. 645/1/17, 2).

Die am 1.1.2018 neu in Kraft tretenden Prozessbestimmungen sehen eine vereinfachte Möglichkeit für Anwälte vor, elektronische Dokumente bei den Gerichten einzureichen. Eine qualifizierte elektronische Signatur (qeS) ist verzichtbar, wenn das elektronische Dokument auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht wird. Der Versand aus dem beA gilt als Nutzung eines sicheren Übermittlungswegs (vgl. etwa § 130a III Alt. 2, IV Nr. 2 ZPO n.F.).

Der Verzicht auf die qeS ist aber nur dann möglich, wenn der Anwalt als Postfachinhaber und das Dokument verantwortende Person den Versand selbst über sein beA vornimmt. Möchte er den Versand an sein Kanzleipersonal delegieren oder z.B. das beA eines Kollegen nutzen, so wird weiterhin eine qeS benötigt.

Das merkt doch eh keiner, wer da etwas versandt hat, denken Sie jetzt? Weit gefehlt!

Die Justiz prüft nämlich, ob ein Anwalt selbst mit seinem beA den Versand eines Dokuments vorgenommen hat. Das muss sie auch, denn sie hat – genau wie der Schriftsatz  auf Papier – zu prüfen, ob die prozessrechtlich erforderliche Form gewahrt ist, d.h. ob ordnungsgemäß eingereicht wurde. Hierzu generiert das beA-System (seit dem letzten beA-Update von Ende November 2017) einen eigenen Transportvermerk, den „Vertrauenswürdigen Herkunftsnachweis“ (VHN). Dieser Nachweis wird dann (und nur dann) generiert, wenn der Anwalt sich mit seinem Sicherungsmittel (z.B. seiner beA-Karte) am beA angemeldet und eine Nachricht versandt hat.

Und für alle Technikfreaks: Der Herkunftsnachweis wird durch das beA-System zusätzlich fortgeschritten elektronisch signiert, damit Authentizität und Integrität gewahrt bleiben. Die Justiz erhält somit die Information, dass der Anwalt im Rahmen seiner eigenen beA-Sitzung den Versand der Nachricht angestoßen hat, und sie kann die Echtheit dieses Vermerks überprüfen.

Wie Sie wissen, kann ein Anwalt mehrere Sicherungsmittel für den Zugang zu seinem beA anlegen (vgl. beA-Newsletter 2/2016). Zur Erstellung des VHN ist es ganz gleichgültig, mit welchem Sicherungsmittel er sich in seiner beA-Sitzung angemeldet hat. So genügt etwa auch die Anmeldung mit einem Softwarezertifikat, das der Anwalt für sich selbst eingerichtet hat.

Und wie kommen Sie an so einen Herkunftsnachweis?

Ganz schlicht: Sie kümmern sich nicht weiter darum! Der VHN wird nämlich vom System automatisch erzeugt und ist auf den ersten Blick für Sie auch gar nicht sichtbar.

Wollen Sie ihn trotzdem mal sehen?

Dann senden Sie sich als Anwalt doch spaßeshalber einmal selbst eine beA-Nachricht mit einem beliebigen Anhang. Klicken Sie in der empfangenen Nachricht dann auf „Signaturen prüfen“ (1).

In dem sich öffnenden Prüfprotokoll erkennen Sie gleich zu Beginn, dass ein sicherer Übermittlungsweg i.S.v. § 130a III Alt. 2 ZPO n.F. genutzt wurde (1). Auch das Zertifikat, mit dem der Transportvermerk abgesichert wurde, wird angezeigt (2).

Übrigens: Lassen Sie sich bitte nicht verwirren, wenn Sie jetzt darauf hingewiesen werden, dass die Transportsignatur noch nicht überprüft werden konnte (3): Die Möglichkeit zur Überprüfung besteht erst ab dem 1.1.2018, denn erst ab dann gibt es rechtlich den „sicheren Übermittlungsweg“ – und vorher gibt’s an dieser Stelle nichts zu prüfen.

Manchmal hört man den einen oder anderen Anwalt klagen, sein Mitarbeiter sei nur „vorbereitet aktiv“. Wie bitte?! Damit meint er nicht, dass sein Mitarbeiter faul ist, sondern offenbar ein Problem mit seinem beA. Aber wo genau liegt das Problem? Und wo steckt die Lösung?

Bei näherer Nachforschung stellt sich heraus: Der Kollege hat im beA-System ein neues Benutzerprofil für seinen Mitarbeiter angelegt (s. dazu beA-Newsletter 4/2017). Der neue Mitarbeiter taucht zwar in der Benutzerverwaltung des Postfachinhabers auf, aber man kann nichts weiter tun, denn er trägt den Status „vorbereitet aktiv“.

Was man dagegen tun kann?

Der Mitarbeiter wird erst „vollständig aktiv“, wenn er die Registrierung im beA durchlaufen hat. Dazu muss er sich zunächst mit seinem Benutzernamen und Kennwort anmelden, sich einen Sicherheitstoken (im Zweifel: beA-Karte Mitarbeiter) zuweisen und eine Sicherheitsfrage sowie ggf. eine E-Mail-Adresse hinterlegen (s. dazu beA-Newsletter 4/2017). Anschließend erhält der Mitarbeiter in der Benutzerverwaltung den Status „vollständig aktiv“(1).

Achtung: Denken Sie nun noch daran, dem Mitarbeiter weitere Rechte zuzuweisen (2) sowie dessen Sicherheitstoken freizuschalten (3). Denn Aufgaben im Zusammenhang mit ein- und ausgehender Post kann Ihr Mitarbeiter nur für Sie übernehmen, wenn Sie ihm die dafür notwendigen Berechtigungen für Ihr Postfach eingeräumt haben.

In der letzten Ausgabe des beA-Newsletters hat sich in den Beitrag „Neu: Mehr Struktur mit dem Strukturdatensatz“ ein Fehler eingeschlichen: ein „nicht“ fehlte. Korrekt muss es heißen: „Die Angaben im Strukturdatensatz können – ebenso wenig wie etwa Erklärungen im Betreff der elektronischen Nachricht – den Vortrag im elektronischen Dokument nicht ersetzen. Für das Gerichtsverfahren maßgeblich bleiben weiterhin die Angaben im als PDF (oder TIFF) eingereichten elektronischen Dokument selbst.“ (In der im Newsletter-Archiv verfügbaren Fassung wurde der Fehler korrigiert.)