Waren Sie schon auf der Website der Bundesnotarkammer, um Ihre beA-Karte/n zu bestellen? Dann haben Sie gesehen, dass ganz unterschiedliche Sicherungsmittel angeboten werden. Aber welches ist das richtige? Und wie viele brauchen Sie davon? Lassen Sie uns ein wenig Licht in das Dunkel bringen. Wir haben schon im beA-Newsletter 2/2017 auf die einzelnen Unterschiede der Sicherungsmittel hingewiesen. Hier nochmals eine kompakte Zusammenfassung:

1. Jeder Rechtsanwalt benötigt für jedes ihm zugeteilte beA eine eigene beA-Karte Basis, die er unter der jeweiligen SAFE-ID bestellen muss (vgl. beA-Newsletter 13/2018). Ein Anwalt kann für das jeweilige beA auch mehrere beA-Karten bestellen, beispielsweise für mehrere Einsatzorte.

2. Optional kann der Rechtsanwalt statt dem Abo „beA-Karte Basis“ auch das Abo „beA-Karte Signatur“ abschließen. Er bekommt in diesem Fall zwar eine beA-Karte Basis geliefert, hat aber anschließend die Möglichkeit, in einem gesonderten Antragsverfahren die Ausstellung eines „qualifizierten elektronischen Zertifikats“ zu beantragen. Dieses Zertifikat kann in einem weiteren Prozess auf die beA-Karte Basis geladen werden (vgl. beA-Newsletter 16/2017). Die beA-Karte Basis erhält somit eine zusätzliche Signaturfunktion. Und wann brauchen Sie die? Zum Beispiel, wenn Sie den elektronischen Versand eines Schriftsatzes an das Gericht an einen Kanzleimitarbeiter delegieren wollen (vgl. beA-Newsletter 48/2017).

3. Haben Sie bereits eine beA-Karte Basis bestellt und wollen jetzt doch eine beA-Karte mit Signaturfunktion? Kein Problem, dann bestellen Sie einfach die „Nachladesignatur“. Das ist jederzeit möglich. Nach der Bestellung können Sie sofort einen Antrag auf Ausstellung eines qualifizierten elektronischen Zertifikats stellen.

4. Die beA-Karte Mitarbeiter unterscheidet sich von der beA-Karte Basis dadurch, dass sie im Zertifikat keine SAFE-ID enthält. Sie ist auch im Übrigen nicht personengebunden. Man könnte sie anschaulich auch als „Blankokarte“ oder „Universalkarte“ bezeichnen. Sie gewährt nämlich initial keinen Zugang zu einem beA. Ohne beA-Karte Basis macht sie also keinen Sinn. Vielmehr muss sie erst mit einem beA-Profil verbunden werden, dem wiederum Rechte zugewiesen wurden. Die Karte wird also meist dann bestellt, wenn Personen der Zugang zu beA gewährt werden soll, die über kein eigenes beA, und damit über keine eigene beA-Karte Basis verfügen. Ein Rechtsanwalt, dem Rechte am beA seines Sozius eingeräumt werden sollen, benötigt allerdings keine zusätzliche Mitarbeiterkarte. Er kann seine beA-Karte Basis nutzen.

5. Das beA-Softwarezertifikat ist als Datei auch ohne Kartenleser verwendbar und damit sehr einfach zu handhaben. Es handelt sich ebenfalls nur um ein „Blankozertifikat“. Es gewährt also zunächst keinen Zugriff auf ein beA. Erst wenn es mit einem Profil verbunden und Rechte zugewiesen wurden, ist es verwendbar. Da eine Datei jederzeit unbemerkt kopiert werden kann, ergibt sich ein höherer Schutzbedarf durch den einzelnen Anwender, also die einzelne Rechtsanwältin und den einzelnen Rechtsanwalt. Meist wird das Softwarezertifikat nur von dem Anwalt selbst, z.B. auf einem Laptop, für den mobilen Einsatz und damit – neben der beA-Karte Basis – quasi als zweites Sicherungsmittel verwendet. Dabei ergibt sich systemseitig eine leichte Einschränkung. Mit einem Softwarezertifikat können keine Rechte verwaltet werden.

6. Die Bestellung der Sicherungsmittel erfolgt immer über die SAFE-ID eines zugelassenen Anwalts. Dies gilt auch für die Mitarbeiterkarte und das Softwarezertifikat. Ein Mitarbeiter kann sich somit keine eigene Mitarbeiterkarte bestellen. Innerhalb der Kanzlei muss organisatorisch geklärt werden, welcher Rechtsanwalt die Bestellungen für die Mitarbeiter vornimmt. Wichtig zu wissen ist hierbei, dass derjenige, dessen SAFE-ID angegeben wird, den Vertrag mit der BNotK schließt. Es kann daher sinnvoll sein, dass innerhalb einer Kanzlei die Mitarbeiterkarten über unterschiedliche SAFE-IDs bestellt werden.

7. Schon aus datenschutzrechtlichen Gründen wird dringend empfohlen, für jeden Mitarbeiter ein eigenes Sicherungsmittel zu bestellen. Aber auch, um als Rechtsanwalt die Möglichkeit zu haben, ein etwaiges Büroversehen aufklären zu können, ist dies anzuraten. Die Mitarbeiterkarte wird im Rahmen der Konfiguration personalisiert; dabei kann sie aber nur einem beA-Profil, also einem Mitarbeiter zugewiesen werden. Bei einem Mitarbeiterwechsel kann sie auf einen Nachfolger übergehen.

8. Dem Profil, dem eine Mitarbeiterkarte zugewiesen ist, können allerdings Rechte an mehreren beA-Postfächern zugewiesen werden. Daher benötigt der Mitarbeiter nur eine beA-Mitarbeiterkarte – auch wenn er mehrere beA-Postfächer betreuen soll.

Eigentlich benötigt man zur Nutzung des beA gar nicht viel. Einen PC mit Internetanschluss hat man im Regelfall bereits. Den Scanner benötigt man nur, wenn man aktiv Nachrichten über beA versenden und Dokumente einlesen möchte. Tja, und dann braucht man für den Zugriff auf beA neben der beA-Karte auch einen geeigneten Chipkartenleser. Aber welcher ist geeignet?

1. Schauen Sie doch mal, ob Sie nicht bereits einen Kartenleser beispielsweise für Online-Banking im Einsatz haben. Ob sich dieser Kartenleser auch für die Anwendung mit beA eignet, können Sie der Kompatibilitätsliste entnehmen.

2. Man unterscheidet Chipkartenleser nach Sicherheitsklassen, nämlich 1, 2, 3 und 4. Ein Kartenleser der Sicherheitsklasse 1 ist letztlich nur ein Einschub mit Kontaktiereinheit, um den Chip auslesen zu können. Die PIN wird über die Tastatur des Computers eingeben. Etwas sicherer ist ein Kartenleser der Sicherheitsklasse 2, weil er über ein eigenes Ziffernfeld (PIN Pad) verfügt, über das die PIN eingegeben und daher nicht abgefangen werden kann. Grundsätzlich ermöglichen aber beide Kartenleser den Zugriff auf beA.

3. Für die Arbeit mit einem qualifizierten elektronischen Zertifikat wird allgemein ein Kartenleser mindestens der Sicherheitsklasse 3 empfohlen. Dieser gilt aufgrund seiner Firmware und des eigenen Displays als manipulationssicher. Er wird sogar benötigt, um das Zertifikat auf die beA-Karte aufladen oder die PIN ändern zu können. Die beiden Kartenleser, die auf der Website der BNotK angeboten werden, erfüllen diese Anforderungen. Der Kauf muss aber freilich nicht über die BNotK erfolgen.

4. Es macht Sinn, jeden PC-Arbeitsplatz mit einem Kartenleser auszustatten. Haben Anwälte eine beA-Karte Signatur bestellt, sollten in jedem Fall ihre Arbeitsplätze mit einem Kartenleser der Sicherheitsklasse 3 ausgestattet werden. Natürlich kann ein Kartenleser von mehreren Personen genutzt werden, allerdings nicht gleichzeitig.

5. Lassen Sie jeden Kartenleser, wenn möglich, am PC angesteckt. Jedenfalls sollte er vor dem Start der beA-Anwendung bereits betriebsbereit sein. Achten Sie darauf, dass die beA-Karte am besten erst dann eingeführt wird, wenn die beA-Anwendung gestartet ist. Haben Sie trotzdem Probleme mit dem Kartenleser? Dann hilft vielleicht noch dieser Beitrag weiter.

Die Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs durch den Gesetzgeber führte dazu, dass bereits zahlreiche Verfahrensbestimmungen auf die Möglichkeiten der digitalen Kommunikation angepasst wurden. Nicht alle Änderungen und deren Auswirkungen sind dabei gleichermaßen bekannt. So sind in diesem Jahr beispielsweise. schon einige Entscheidungen zur vollständigen Rechtsbehelfs- bzw. Rechtsmittelbelehrung ergangen. Kurz zusammengefasst kann man sagen: Kann ein Rechtsbehelf bzw. ein Rechtsmittel nach Verfahrensrecht elektronisch eingelegt werden, muss auf diesen Umstand auch in der entsprechenden Belehrung hingewiesen werden. Ansonsten beginnen Fristen möglicherweise nicht zu laufen bzw. es gilt die Jahresfrist.

Das SG Darmstadt hat jüngst mit Beschluss vom 23.5.2018, Az. S 19 AS 309/18 ER, entschieden, dass ein Leistungsträger in der Rechtsmittelbelehrung auf die Möglichkeit, einen Widerspruch in elektronischer Form nach § 36a Abs. 2 SGB I einzureichen, hinzuweisen hat. Denn seit dem 1.1.2018 sei in § 84 SGG ausdrücklich bestimmt, dass der Widerspruch "schriftlich, in elektronischer Form nach § 36a Absatz 2 des Ersten Sozialgesetzbuch oder zur Niederschrift bei der Stelle, die den Verwaltungsakt erlassen hat", einzureichen ist.

Ganz ähnlich entschied das LAG Baden-Württemberg mit Beschluss vom 9.5.2018, 4 TaBV 7/17, Rechtsmittelbelehrungen unter arbeitsgerichtlichen Entscheidungen hätten auch über die Möglichkeit der Rechtsmitteleinlegung in elektronischer Form zu belehren. Ohne eine solche Belehrung sei die Rechtsmittelbelehrung fehlerhaft, sodass die Rechtsmittelfrist gem. § 9 Abs. 5 Satz 3 ArbGG nicht zu laufen beginne.

Der VGH Mannheim stellte mit Beschluss vom 5.2.2018, Az. A 11 S 192/18, zudem klar, dass Rechtsmittelbelehrungen bereits die elektronischen Kommunikationswege berücksichtigen müssten, wenn während des Laufs der Rechtsmittelfrist die neuen Bestimmungen in Kraft treten. Zudem ließ der VGH einen unvollständigen Verweis auf die Möglichkeiten der elektronischen Einlegung eines Rechtsmittels nicht ausreichen.

War da nicht mal was? Stand nicht eine Erklärung in einem der Newsletter aus dem letzten Jahr? Bestimmt geht es Ihnen manchmal so, dass Sie schnell eine Antwort im Rahmen der Arbeit mit beA benötigen. Grundsätzlich findet man alle beA-Newsletter im Archiv der BRAK. Die Website der BRAK bietet sogar eine komfortable Suchfunktion, um den Beitrag zu einem Thema schneller zu finden (vgl. beA-Newsletter 45/2017).

Aber auch darüber hinaus gibt es zahlreiche informative "FAQ-Listen" Eine übersichtliche systematische Zusammenstellung von häufigen Fragen hat die RAK München u.a. mit Verweis auf den jeweiligen beA-Newsletter noch im vergangenen Jahr entwickelt. Hier kann thematisch nach zahlreichen Beiträgen gesucht werden.

Auf der informativen beA-Website der BRAK findet sichebenfalls eine Zusammenstellung von Antworten auf häufige Fragen.

Schritt-für-Schritt-Anleitungen entnehmen Sie dem anschaulichen beA-Wiki, das Sie kontextspezifisch auch aus dem beA jederzeit aufrufen können (vgl. beA-Newsletter 2/2016). Häufige Fragen und Antworten zu den Sicherungsmitteln wie der beA-Karte entnehmen Sie der Website der BNotK.

Und wenn diese Zusammenstellungen nicht weiterhelfen? Dann wenden Sie sich am besten an eine Hotline bzw. an den Service Desk. Aber beachten Sie bitte: Die BRAK kann Ihnen unter der Hotline 030. 52 0009 444 keine Fragen zu Ihren Kartenbestellungen beantworten. Hierfür ist nämlich die Bundesnotarkammer unter 0800. 3550 100 zuständig. Einen Supportwegweiser finden Sie hier.

Wer schon einmal in Kontakt mit dem Support war und ein Login erhalten hat, kann Probleme und Störungen rund um die Uhr selbst im beA Service-Portal melden.Wie Sie Ihr Service-Portal erreichen, haben wir hier erläutert.

Warten Sie noch auf die Bearbeitung einer Supportanfrage, die Sie im letzten Jahr an den Service Desk gestellt haben? Alle Supportanfragen, die nur im laufenden Betrieb von beA erledigt werden können, werden ab dem 3.9. sukzessive abgearbeitet.