Ausgabe 14/2020 v. 5.11.2020
Liebe Leserinnen und Leser,
 
in dieser Ausgabe des beA-Newsletters geben wir zunächst Hinweise, wie wir Informationen zum beA, zum beA-Support und zu Fragen des elektronischen Rechtsverkehrs bereitstellen. Wir weisen auf die ERV-Bekanntmachung zur elektronischen Aktenführung in Strafsachen hin und gehen der Frage nach, welche Daten man im beA selbst pflegen kann und bei welchen Änderungen man eine andere Stelle einschalten muss. Anschließend betrachten wir die Vorteile der Nutzung des beA während der Corona-Beschränkungen. Schließlich informieren wir darüber, was nach einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts unter einer einfachen Signatur im Sinne von § 130a Abs. 3 Satz 1 ZPO zu verstehen ist.
 
Eine unterhaltsame Lektüre wünscht

Ihr beA-Team


Zugunsten einer besseren Lesbarkeit wird im beA-Newsletter auf die Verwendung geschlechtsspezifischer Sprachformen verzichtet, sofern es nicht explizit auf eine Unterscheidung ankommt. In den Berichten wird die männliche Bezeichnung verwendet, die für alle Geschlechter gilt.
 
Bereitstellung von Informationen zum beA und zum elektronischen Rechtsverkehr
 
Umfassende Informationen rund um die Nutzung des beA sowie technische Informationen stehen auf der Plattform portal.beasupport.de zur Verfügung. Die aktuelle Ausgabe und das Archiv des beA-Newsletters sowie den Index zum beA-Newsletter finden Sie unter brak.de/zur-rechtspolitik/newsletter/bea-newsletter/. Hintergrundinformationen zum beA, zum elektronischen Rechtsverkehr und damit verbundenen verfahrensrechtlichen Fragen finden Sie unter www.brak.de/fuer-anwaelte/bea-das-besondere-elektronische-anwaltspostfach/.
 
ERV-Bekanntmachung zur elektronischen Aktenführung in Strafsachen
 
Die Bekanntmachung gemäß § 6 der Strafaktenübermittlungsverordnung vom 14.04.2020, § 7 der Dokumentenerstellungs- und -übermittlungsverordnung vom 28.02.2020, § 7 der Strafakteneinsichtsverordnung vom 24.02.2020, § 6 der Bußgeldaktenübermittlungsordnung vom 06.04.2020, § 6 der Strafvollzugsgerichtsaktenübermittlungsverordnung vom 03.03.2020 und § 7 der Bundesgerichte-Aktenführungsverordnung vom 27.03.2020 wurde am 17.09.2020 im Bundesanzeiger veröffentlicht. Darin sind unter anderem die zulässigen Dateiversionen nach der Dokumentenerstellungs- und - übermittlungsverordnung, die XJustiz-Version der zu übermittelnden strukturierten maschinenlesbaren Datensätze, die zulässigen physischen Datenträger sowie die Standards für die Anbringung qualifizierter elektronischer Signaturen bekanntgemacht.
 
Welche Daten kann man im beA selbst pflegen, wozu muss man eine andere Stelle einschalten?

Das beA bietet für Sie als Anwender vielfach die Möglichkeit, bestimmte Funktionen, Rechte und Daten selbst einzurichten, zu bearbeiten und zu verwalten. Manche Änderungen können jedoch nicht ausschließlich vom Postfachinhaber selbst vorgenommen werden, sondern nur unter Beteiligung Dritter wie etwa der zuständigen regionalen Rechtsanwaltskammer oder dem Support. Im Folgenden soll ein Überblick über wesentliche Möglichkeiten der Einrichtung, Änderung und Verwaltung von Funktionen sowie der Datenpflege gegeben werden. Im Rahmen dieser Änderungsmöglichkeiten, die der Postfachinhaber selbst vornehmen kann, besteht häufig die Option, Einstellungen noch detaillierter vorzunehmen.
 
Änderungen, die durch den Postfachinhaber selbst vorgenommen werden können und die Sie unter Einstellungen/Profilverwaltung und/oder Einstellungen/Postfachverwaltung wiederfinden:
  • Änderung der Sicherheitsfrage, s. dazu beA-Newsletter 22/2017 
  • Anlegen und Verwalten weiterer Sicherheitstoken, s. dazu beA-Newsletter 19/2018
  • Fremdsprachenkenntnisse und Tätigkeitsschwerpunkte im Rahmen der Verzeichnisdatenpflege, s. dazu beA-Newsletter 11/2020 
  • Unter Persönlichen Benachrichtigung und unter Eingangsbenachrichtigungen kann die alternative E-Mail-Adresse eingerichtet und geändert werden, an die eine Benachrichtigungsnachricht im Falle des Eingangs einer beA-Nachricht gesendet wird, s. dazu beA-Newsletter 7/2019 
  • Rechte vergeben und Mitarbeiter anlegen, s. dazu beA-Newsletter 10/2017
  • Sichten verwalten, s. dazu beA-Newsletter 23/2017 
Änderungen, die unter Beteiligung der zuständigen Rechtsanwaltskammer vorgenommen werden können:
  • Adressänderung der Kanzlei
  • Änderung der bei der regionalen Rechtsanwaltskammer hinterlegten E-Mail-Adresse, die auch im Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis angezeigt wird
  • Namensänderungen etwa bei Heirat, s. dazu beA-Newsletter 30/2019
  • Eintragung und Hinterlegung einer Fachanwaltsbezeichnung
  • Einrichtung und Verwaltung eines Vertreters, Zustellungsbevollmächtigen oder eines Abwicklers, vgl. § 25 RAVPV
Änderungen, die unter Beteiligung des beA-Supports vorgenommen werden:
  • Rücksetzung des Postfachs
Änderungen, die unter Beteiligung der Bundesnotarkammer vorgenommen werden können:
  • Sperrung der beA-Karte, s. dazu beA-Newsletter 23/2018 
  • Bereitstellung von beA-Ersatzkarten
  • Bereitstellung von Softwaretoken, s. dazu beA-Newsletter 24/2018 
  • Kündigung der beA-Karte bspw. bei Ende der Rechtsanwaltstätigkeit
 
 
Arbeiten mit dem beA während der pandemiebedingten Einschränkungen
 
Quarantäne, Homeoffice, virtuelle Konferenzen – das Coronavirus hat auch das Leben der Rechtsanwälte auf den Kopf gestellt. Das beA unterstützt indes die Kollegen auch in dieser ungewöhnlichen Zeit zuverlässig bei ihren täglichen Arbeitsabläufen, unabhängig davon, ob sie sich regulär in der Kanzlei aufhalten, von zu Hause aus tätig werden oder bewährte Mitarbeiter quarantänebedingt nicht ins Büro kommen können. Dass Schriftsätze in den letzten Monaten vermehrt digital versandt wurden, zeigen auch die statistischen Daten: Waren im September bereits 1.404.771 eingegangene und 1.325.271 versandte beA-Nachrichten zu verzeichnen, erhöhte sich die Anzahl der Eingänge im Oktober auf stattliche 1.457.794 und die der Nachrichtenausgänge auf 1.478.459.

Sowohl für Einzelanwälte als auch für diejenigen, die in Großkanzleien tätig sind, bietet es sich an, auch in der eigenen Wohnung mit dem beA arbeiten zu können. Dafür benötigen Sie nur Ihren mit dem Internet verbundenen PC, die aktuelle beA-Client Security für Ihr Betriebssystem (s. hierzu auch beA-Newsletter 12/2020) sowie natürlich ein Zertifikat, d. h. einen Sicherheitstoken, um sich in Ihr beA einloggen zu können. In der Regel befindet sich das Zertifikat auf der beA-Karte, die jeder Nutzer bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer bestellen kann (sog. Hardware-Token, s. hierzu auch unsere Anwenderhilfe). Zunächst einmal kann die beA-Karte natürlich einfach mit nach Hause genommen werden. Dann benötigen Sie für den heimischen PC noch ein Kartenlesegerät, das ebenfalls über die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer oder auch anderweitig bezogen werden kann. Alternativ besteht die Möglichkeit, eine zweite beA-Karte zu bestellen (s. beA-Newsletter 14/2018). Mit diesen Möglichkeiten können im Büro wie auch in den eigenen vier Wänden sämtliche beA-Funktionen genutzt werden. Bitte denken Sie aber daran, Ihre beA-Karten stets sicher und vor fremdem Zugriff geschützt aufzubewahren. Manche Kollegen verwenden auch ein beA-Softwarezertifikat, um auch zu Hause oder von unterwegs mit dem Laptop ihr beA abrufen zu können.

Für Mitarbeiter gibt es – wie Sie sicherlich schon wissen – beA-Mitarbeiterkarten. Die beA-Karte Mitarbeiter enthält, anders als die beA-Karte Basis oder Signatur, im Zertifikat keine SAFE-ID. Sie ist auch im Übrigen nicht personengebunden. Sie muss erst mit einem beA-Profil verbunden werden (s. beA-Newsletter 14/2018); dann müssen dem Inhaber der Mitarbeiterkarte wiederum Rechte zugewiesen werden (zur Rechtevergabe s. unsere Anwenderhilfe). Wenn Sie dann mit Ihrem Mitarbeiter vereinbaren, die beA-Mitarbeiterkarte mit nach Hause zu nehmen, kann er mit dem Kartenlesegerät und installierter Client Security auch mit dem beA arbeiten, ohne in der Kanzlei zu erscheinen.

Und unabhängig davon, ob es sich um PCs im Büro, bei Ihnen daheim oder bei Ihren Mitarbeitern zuhause handelt: Ein aktuelles Virenschutzprogramm sollte immer installiert sein (s. beA-Newsletter 8/2020).

Zudem sollten Sie einem anwaltlichen Vertreter Zugang zu Ihrem beA gewähren. Wird gegenüber der jeweiligen RAK ein Vertreter benannt (vgl. § 53 BRAO), so hat dieser gem. § 25 Abs. 3 RAVPV lediglich Zugriff auf die Nachrichtenübersicht (s. beA-Newsletter 1/2020). Daher empfiehlt es sich, Ihrem Vertreter auch über die Benutzerverwaltung Rechte an Ihrem beA einzuräumen, z. B. auf Öffnen der einzelnen Nachrichten oder auch, falls gewünscht, auf Versenden von Nachrichten.

Sie sehen, das beA hält für alle möglichen Eventualitäten Verfahrensweisen bereit, um den Kanzleibetrieb auch während der Pandemie aufrechtzuerhalten.
 
Neues zur einfachen elektronischen Signatur
 
Als Privilegierung der beA-Nutzer hat der Gesetzgeber den Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten bekanntermaßen die Möglichkeit eingeräumt, anstelle einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS), die gemäß § 126a BGB die handschriftliche Unterschrift im elektronischen Rechtsverkehr ersetzt, eine einfache elektronische Signatur (eeS) zu nutzen. Dies führt zu einer wirksamen Einreichung des elektronischen Dokuments bei Gericht, wenn die Nachricht selbst aus dem eigenen beA versendet wird (§ 130a Abs. 3 Satz 1 ZPO), denn das beA bringt dann automatisch einen sog. vertrauenswürdigen Herkunftsnachweis (VHN) an (s. etwa beA-Newsletter 19/2019). Die verantwortende Person muss also eine zweiaktige Handlung – einfache elektronische Signatur und eigenhändige Einreichung – vornehmen, um das Dokument ordnungsgemäß an das Gericht zu übermitteln (s. OLG Braunschweig, Beschl. v. 8.4.2019, 11 U 146/18).
 
Was aber ist genau mit der einfachen elektronischen Signatur gemeint? Eine Definition enthält Art. 3 Nr. 10 eIDAS-VO. Danach sind „elektronische Signaturen“ Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet. Daraus wird zutreffenderweise abgeleitet, dass die eeS aus dem Namenszusatz desjenigen Anwalts, der den Schriftsatz verantwortet, besteht. Dieser Namenszusatz kann maschinenschriftlich (also getippt) oder als eingescannte handschriftliche Unterschrift am Ende des Dokuments eingefügt werden – natürlich können auch beide Varianten genutzt werden. Ob nun aber auch der Begriff „Rechtsanwältin“ oder „Rechtsanwalt“ oder auch nur diese Berufsbezeichnung als eeS genutzt werden kann und ob auch der Vorname des versendenden Anwalts – gegebenenfalls abgekürzt – in die eeS aufzunehmen ist, darüber herrschten mitunter divergierende Ansichten. Einer bei wenigen Gerichten vertretenen Auffassung zufolge sollte die eeS demgegenüber zwingend einen eingescannten Unterschriftzug enthalten. Sonst sei das Tatbestandsmerkmal des „Signierens“ aus § 130a Abs. 3 Satz 1 ZPO nicht erfüllt, denn ein Signieren gehe dem Wortsinn nach stets mit einer händischen Unterschrift des Signierenden einher.
 
Hier hat nun das BAG mit seinem Beschluss vom 14.9.2020 (Az. 5 AZB 23/20) Licht ins Dunkle gebracht. Das BAG hatte es mit folgender Konstellation zu tun: Unter eine einen Tag vor Fristablauf per beA eingereichte Berufungsschrift hatte der Rechtsanwalt das getippte Wort „Rechtsanwalt“ gesetzt, aber keine weitere Namensangabe gemacht. Am nächsten Tag informierte das LAG Baden-Württemberg die Parteien über den Eingang der Berufung und wies auf die Berufungsbegründungsschrift hin, äußerte sich indes nicht zu dem fehlenden Namen unter dem Schriftsatz. Später verwarf das Gericht die Berufung und wies auch einen vorsorglich gestellten Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand zurück. Da kein Name am Ende des Schriftsatzes wiedergegeben sei, sei das Dokument nicht signiert, auch nicht einfach. Zudem sei der Irrtum über die Bestandteile einer eeS nicht unverschuldet. Das BAG führt hierzu in seiner lesenswerten Entscheidung aus, dass die eeS im Sinne des § 130a Abs. 3 Satz 1 Alt. 2 ZPO die einfache Wiedergabe des Namens am Ende des Textes meint, z. B. bestehend aus einem maschinenschriftlichen Schriftzug unter dem Schriftsatz oder einer eingescannten Unterschrift. Insoweit schließt es sich der Ansicht der Vorinstanz an, die den Begriff „Rechtsanwalt“ nicht als ausreichend angesehen hat, auch wenn sich der Name des Versenders etwa aus dem zur Übermittlung genutzten beA und auch aus dem Briefkopf und dem Aktenzeichen des Dokuments ergibt. Die Revisionsbeschwerde des Berufungsklägers sah das BAG aber dennoch als zulässig und begründet an, da ihm Wiedereinsetzung in den vorigen Stand hätte gewährt werden müssen. Der Vorsitzende der Berufungskammer habe es nämlich versäumt, den Prozessbevollmächtigten der Beklagten so rechtzeitig auf die fehlende einfache Signatur am Ende der Berufungsschrift hinzuweisen, dass der Prozessbevollmächtigte noch vor Fristablauf die Berufung fristgemäß hätte einlegen können.
 
Das BAG klarifiziert mit seinem anwaltsfreundlichen Beschluss die Anforderungen, die an eine eeS zu stellen sind, und hebt ferner die Bedeutsamkeit der Fürsorgepflicht der Gerichte gegenüber der Anwaltschaft hervor. Bei Formmängeln, die im elektronischen Rechtsverkehr genauso wie bei der Nutzung konventioneller Kommunikationswege auftreten können, liegt es auch an den Gerichten, die Anwälte zeitnah darauf hinzuweisen und um formgerechte Einreichung zu bitten.
Alle Informationen zum beA unter www.bea.brak.de